Analizar la historial laboral de los empleados de la entidad para gestionar adecuadamente la documentación asociadas a las diferentes solicitudes ante los fondos de pensiones, con el fin de dar respuesta a los diferentes agentes del Sistema General de Seguridad Social.
Funciones principales:
1. Realizarla depuración de la deuda real y presunta con COLPENSIONES y demás FONDOS DE PENSIONES y recalcular la información de soporte necesaria para reducirla.
2. Realizar el trámite de pensión de vejez compartida del personal Jubilado que ya cuente con los requisitos legales cumplidos para acceder a esta prestación.
3. Efectuar las certificaciones electrónicas de tiempos laborados - CETIL -, con destino a la expedición de bonos pensionales.
4. Apoyar en la atención a los usuarios internos y externos sobre los asuntos de seguridad social y pensiones.
5. Presentar ante los fondos de Pensiones las solicitudes de prestaciones económicas a que haya lugar y dar respuesta a los requerimientos efectuados por estos a la empresa.
6. Realizar el trámite de recolección de documentos, depuración de información de cuotas partes por cobrar y por pagar.
7. Actualizar las bases de datos de los pensionados y de las bases de datos para depuración del cálculo actuarial.
8. Actualizar las bases de datos sobre correspondencia interna y externa que debe ser ingresada y generada en el proceso de pensiones.
9. Gestionar los trámites relacionados con los pagos de cuotas partes pensionales por pagar.
10. Suministrar al profesional de las pensiones un informe de gestión general del proceso con las especificaciones fecha de corte y detalles requeridos.
11. Realizar una revisión de los valores facturados por el proveedor de contratos temporales.
12. Revisar la información preliminar requerida para la generación de los subórdenes de pago O4.
13. Apoyar al profesional del proceso de pensiones con la búsqueda de soportes para la presentación de excepciones a los cobros coactivos.
14. Realizarlas verificaciones e inconsistencias sobre las historias laborales de los empleados y extrabajadores de la empresa.
15. Apoyar al profesional del proceso de pensiones, en la atención y respuesta a derechos de petición y tutelas que sean redireccionadas al proceso de pensiones.
16. Realizar la digitalización, foliado y archivo de la documentación del proceso pensional.
17. Desempeñar las demás funciones que de acuerdo con sus competencias, conocimiento y experiencia le sean destinados por jefe inmediato.
Funciones en otros procesos:
1. Consolidar y mantener actualizada la información requerida para la elaboración del plan operativo detallado de proyectos y procesos.
2. Atender las actividades relacionadas con la comunicación interna y externa (Elaboración de memorandos, oficios, correo electrónico, agendas, atención telefónica, orientación al público, tención al personal, entre otras).
3. Realizar el manejo de la documentación de la dependencia: Organización, verificación, duplicación, distribución, almacenamiento, preservación y disposición final de la información que le corresponda, de forma manual o a través de sistemas de información.
4. Realizar pedidos de insumos y papelería, recibirlos, distribuirlos y controlar sus consumos.
5. Mantener actualizados los registros de carácter técnico, administrativo y operativo, verificar la calidad de estos y presentar los informes correspondientes.
6. Generar y gestionar ordenes de trabajo, mantenimiento entre otros servicios relacionados con el proceso.
7. Elaborar y tramitar requisiciones, órdenes de compra, solicitudes de pago, cuentas de cobro, entre otros.
8. Tramitar las solicitudes de servicios logísticos requeridos en el área.
9. Reportar en los sistemas o las bases de datos involucrados las novedades de nómina entre otras del personal del área o proceso.
10. Concertar citas, reuniones y entrevistas a las requeridas por el personal de la dependencia, e informar el día y la hora de cumplimiento y ocurrencia y cancelarlas de ser necesario.
11. Manejar las bases de datos y aplicaciones que apoyan el proceso en el que participa.
12. Tramitar las necesidades de capacitación al proceso responsable.
13. Proponer el mejoramiento de los procedimientos de la dependencia.
14. Recopilar la información para atender los requerimientos de los organismos de vigilancia y control y los grupos de interés referidos a los procesos de la dependencia.
15. Gestionar la información derivada del proceso en el que actúa.
16. “Generar reportes de información periódica o extemporánea, solicitada por los diferentes Entes de Control internos y externos, (de resultados de Indicadores, Gestión de riesgos, Auditorías, de entidades como la CRA, Superintendencia de Servicios Públicos, MIPG, FURAG, DAFP, entre otros), utilizando los aplicativos o software y demás, propios y de los entes de control respectivos, con las condiciones y características que se requiera, para aprobación del jefe inmediato.
17. Todas las relacionadas en el manual de roles y responsabilidades en seguridad de la información y ciberseguridad.
Funciones Comunes:
1. Cumplir con el Reglamento Interno de Trabajo y la normatividad interna y externa que rige en la Entidad.
2. Desempeñar la gestión acorde con: los procedimientos definidos en el modelo de procesos de la Entidad y los roles de acuerdo con los perfiles en el ERP, aplicativos y herramientas de software asignados; considerando los riesgos asociados y la normatividad externa e interna vigente.
3. Realizar las actividades que le sean asignadas dentro del sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo, bienestar laboral y ambiental, entre otros, dejando los correspondientes registros para ello.
4. Participar en el diseño, implementación, mantenimiento y mejoramiento de los procesos y sistemas de gestión; así como en la definición y mantenimiento de las diferentes variables asociadas a los mismos (procedimientos, normas, riesgos, controles, autocontroles, indicadores, entre otros) teniendo en cuenta las políticas, directrices, lineamientos y normas definidas para ello.
5. Participar en la elaboración del plan de contratación, así como en la etapa precontractual, contractual (administración de los contratos) y pos contractual de acuerdo con lo definido desde el modelo del proceso.
6. Utilizar y custodiar debidamente la documentación que gestiona, así como, los equipos y materiales a su cargo, cumpliendo las políticas empresariales relacionadas.
7. Participar en la elaboración del presupuesto de gastos e inversión y en el control a la ejecución; así mismo participar en las actividades asociadas a la gestión de costos y activos a cargo.
8. Programar, ejecutar y hacer seguimiento al cumplimiento de los planes, programas y proyectos resultantes del asesoramiento y/o auditorías realizadas.
9. Implementar las acciones tendientes a la prevención, mitigación, control, corrección y/o compensación de los impactos ambientales, inherentes a las actividades bajo su responsabilidad.
10. Responder por la actualización, publicación y aplicación del normograma del proceso, acorde con las directrices del Jefe de Área.
11. Analizar y atender los requerimientos de los organismos de vigilancia y control, entidades sectoriales y los grupos de interés relacionados con el proceso atendido.
12. Participar en las reuniones, comités y capacitaciones que programe la Entidad o el Núcleo Corporativo, en los que requiera su presencia.
13. Reportar al proceso de Gestión Contable la información relacionada con los activos que le han sido asignados.
14. Contribuir a la protección de los bienes y recursos públicos
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